Att använda uppgifter från er verksamhet och göra dem till en permanent del av den vård ni erbjuder kan verka komplicerat eller något som hör framtiden till. Men så är det faktiskt inte. Det kan göra stor skillnad. Men vad menas egentligen med databaserade metoder? Det handlar absolut inte om något nytt eller helt enastående. Övergången från pappersbaserad till digital dokumentation för era vårdinsatser innebär emellertid att mycket mer information blir tillgänglig som kan användas på många sätt. Det slutliga målet är att förbättra vården.
Vårt förslag är att fokusera på hur den här informationen kan användas för att fatta beslut. Motsatsen till detta är sådana beslut som fattas av vana eller på känsla. Vi har undersökt hur man kan arbeta med data inom omsorgen.
För det första, vad menas med databaserad? Eller dataunderstödd? Vår tolkning är att man, genom att låta data stå i fokus för verksamhetens beslutsprocess, fattar bäst beslut med utgångspunkt i data från vården. Med hjälp av information från personalen kan vi fatta rätt beslut som gynnar vårdmottagarnas välmående och hälsa.
Dataunderstödda beslut innebär att synen på informationens roll blir bredare. I stället för att enbart förlita sig på data när beslut ska fattas låter man även magkänsla och kunderfarenhet spela in. Man fattar beslut genom en helhetsbild, och tittar inte bara på de rådata som finns.
Om man använder en databaserad metod finns risken att man bara strävar efter små och gradvisa förbättringar eftersom det är svårt att mäta omfattande förändringar med hjälp av sådan information. För att verksamheten ska kunna vara helt databaserad verkligt datadriven måste man även ha tillgång till väldigt stora datamängder. Dessutom måste det finnas ett sätt att tolka informationen för att kunna fatta rätt beslut. Å andra sidan går det snabbare att fatta databaserade beslut eftersom man inte tar hänsyn till den mänskliga faktorn i beslutsprocessen. Dessutom försvinner en del av de vinklingar som kan förekomma. Men är det så vi vill ha det?
Den dataunderstödda metoden kräver mer tid för analys, och det är också svårare att dra några absoluta slutsatser. Den här metoden kräver dessutom tidigare erfarenhet och förmågan att kritiskt kunna granska informationen som visas. Det är besvärligt att söka efter alternativa förklaringar till varför informationen kanske visar något, och det kräver tid och engagemang.
Kanske handlar det inte om att göra saker på det ena eller andra sättet, utan om att helt enkelt börja utnyttja de data som finns inom organisationen för att göra erfarenheter, planera, prognostisera och maximera vården?
Är mer information lika med bättre vård? Det finns inga garantier för detta. Det finns emellertid fyra viktiga punkter att tänka på för att kunna understödja och möjliggöra dataanvändning inom omsorgen.
Data och statistik kan i princip användas för att understödja vilken tes som helst. Därför kan aldrig data betraktas som något definitivt. Era tjänster behöver inte kamma hem toppbetyg inom alla områden. Det räcker med de mätvärden som faktiskt är relevanta för er organisation. Det innebär att första steget för att välja rätt användning av informationen är att ta reda på vad er verksamhet behöver. Det gäller även kunderna. I detta fall de som använder era tjänster. Och hur kommer personalen in i bilden? När man har gjort detta klart för sig blir det enklare att identifiera relevanta mätvärden.
Det är dessutom viktigt att inse att vissa saker är svårare att mäta än andra. Hur mäter vi betydelsen av ett personligt samtal? Eller den extra tid som går åt vid avlastningsvård? Informationen inom detta område kanske måste värderas med utgångspunkt från till exempel anhöriga eller tillsynsmyndigheter. Data och mätvärden måste fungera som ett stöd för vårdinsatserna. De får aldrig vara till hinders.
I samband med att välja passande mätvärden för att bedöma verksamheten blir det också en fråga om en balansakt – att arbeta datainriktat samtidigt som man inte får tappa bort missionen ur bilden.
Om man bara riktar in sig på mätvärden är det lätt att fokusera för mycket på siffror och missa de faktiska målen. Det är därför mycket viktigt att välja mätvärden som främjar dessa mål. Vårdmottagarnas livskvalitet, en begränsad personalomsättning och andra viktiga saker. Det är dessutom viktigt att välja realistiska mätvärden eftersom överambitiösa mål gör att personalen tappar motivationen om de inte kan uppnå dem.
Under en stressig arbetsdag kan det kännas omöjligt att hitta tid för att arbeta mer med olika typer av information. Detta gäller särskilt om du inte har fått utbildning i det. Det kan även vara så att organisationen saknar de rutiner och verktyg som krävs för att komma igång.
För att kunna sammanställa och visa informationen på ett bra sätt krävs tillgång till verktyg. Vi på Sekoia kan det här med digital vårdplanering, och vi vet hur man förvandlar information från utförd vård till användbara mätvärden. När rutinerna väl är på plats handlar det enligt vår erfarenhet om att vara uppmärksam på vilka fördelar som det innebär att arbeta med sådan information. Genom att granska informationen kan man identifiera den dagliga verksamhetens styrkor och svagheter. Samtidigt blir det möjligt att dela med sig av bästa praxis mellan olika vårdboenden och att identifiera områden med förbättringsmöjligheter. Den här arbetsmetoden kan i princip beskrivas som att använda informationen för att skapa god verksamhetskännedom.
Sådana fördelar kan verka ganska abstrakta och svåra att dra nytta av, men det finns tydligare fördelar med att använda information i verksamheten. Ett av de områden där vi har sett stora förbättringsmöjligheter är antalet allvarliga incidenter på vårdboenden. En LD-kund rapporterade till exempel att antalet allvarliga incidenter hade minskat med 92 % jämfört med året innan. Hur då? De förändrade sitt arbetsflöde baserat på hur personalen faktiskt arbetade. De såg till att nödvändig information och anteckningar nådde fram till sköterskor och annan personal på vårdboendet. Den stora skillnaden var att informationen inte längre fanns någonstans i arbetsstationer och på kontor. I det här fallet fick hela personalen tillgång till information om medicinering, och även påminnelser om den vid vårdplatsen, något som innebar större öppenhet och mer exakt behandling.
När verksamheten förbättras blir det lönsamt att använda tid åt att sprida och analysera information, om informationen kan användas för att förbättra effektiviteten. Föreställ dig till exempel att du kan spara in en och en halv timmes dokumentationstid per dag genom att förbättra systemet i verksamheten. När mer personal frigörs kan det också medföra extra fördelar som bättre vård, nöjdare personal och kostnadsbesparingar.
Att investera i dataanvändning kan innebära risker, men också ge stora möjligheter. I den perfekta situationen kan en datainriktad metod innebära att vårdgivaren kan erbjuda ännu bättre vård.
När du har massor av data att tillgå är det enklare att förutse arbetet. Om du har tillgång till information om alla allvarliga incidenter och omständigheterna kring dem kan du kanske upptäcka orsakerna. Lyckas du med detta kan du kanske också förutspå när nästa allvarliga incident är på väg och därmed lyckas sätta stopp för den. Detta är exakt vad arbetet med ”big data” på vårdboendet handlar om.
En annan fördel med den datainriktade metoden är att det blir enklare att visa hur ert vårdboende uppfyller lagstiftningen. När du har tillgång till ett omfattande dataunderlag kan du på ett säkert och grundligt sätt presentera bevismaterial inför nästa IVO-inspektion eller andra typer av kontroller. Genom att arbeta med informationen på att ännu mer strukturerat sätt kan ni dessutom använda alla typer av system och klassificeringar. Ett exempel är WHO:s internationella klassifikation av funktionstillstånd, funktionshinder och hälsa, ett system som också kallas för ICF.
Du kan fatta beslut som baseras på konkret information och som utgår från organisationens rutiner, snarare än din personliga magkänsla. Detta kommer förhoppningsvis att göra det enklare att tillämpa framgångsrika åtgärder på olika vårdboenden i hela organisationen.
Så hur kommer man igång att arbeta med information? Enligt vår erfarenhet är detta några av de viktigaste punkterna att känna till:
Oavsett om du siktar på att bli databaserad eller dataunderstödd är det en sak som är säker: data och dataanvändning är inte bara modeord som är relevanta för ett fåtal branscher. De kommer att få en ökande betydelse i vårdsektorn och har alla möjligheter att bli en viktig faktor för att driva omsorgsarbetet framåt. Information är en viktig del för att skapa framtidens vårdboenden.
Sekoia AB
