Vid hemvården i Eslövs kommun har man använt PDSA för att testa 450 förbättringsidéer från brukare, närstående och personal. Du kan se en video om hur man lyckades här.
En detaljerad vård- eller handlingsplan som bygger på brukarens behov och även innehåller beskrivningar av individens önskemål är en idealsituation som många boenden och vårdcentraler eftersträvar. Oftast får man bara höra om alla fördelarna med personliga planer av den här typen, till exempel att vården blir bättre och mer meningsfull, och att det blir enklare att ta in vikarier.
Men precis som med så mycket annat finns det också nackdelar med väldigt detaljerade och omfattande instruktioner, vägledningar och riktlinjer. Inte nog med att det är mycket tidskrävande att ta fram och uppdatera dem − det råder dessutom risk för att man blir alldeles för beroende av dem. I så fall riskerar man glömma bort de huvudsakliga målen med brukarens handlingsplan. Syftet med instruktionerna och vägledningarna är ju att målen ska uppnås. Kort sagt kan man missa de långsiktiga målen genom att koncentrera sig alltför mycket på de kortsiktiga. Det är omöjligt att förutse och planera allt som hör vardagen till eftersom det oväntade alltid sker. För det mesta går saker och ting sällan som planerat. Personal sjukskriver sig samtidigt som brukarens behov förändras eller oförutsedda händelser inträffar.
Svaret är kort sagt att det kan man inte. Det oväntade är – precis som det låter – omöjligt att inkludera i en planering. Därför är den bästa möjliga lösningen att förbereda medarbetarna så väl som möjligt så att de har rätt information, bra rutiner och inte minst effektiva verktyg. Lyckas man med det kommer personalens yrkesskicklighet till sin rätt. Man minskar också beroendet av detaljerade vägledningar och instruktioner.
När man till exempel skapar en samordnad schemaläggning gör man detta baserat på personliga vård- eller handlingsplaner för alla brukare. Planerna bygger på ovannämnda antaganden, och på att personalgruppen aldrig förändras. Inga sjukskrivningar eller inhoppare. För så fungerar det ju inom vården … Nej, just det! De här faktorerna är inte statiska. Med andra ord är den plan man tagit fram felaktig redan från början.
Genom att i stället ha flexibla arbetsstrukturer och en realistisk syn på den verklighet som planerna försöker avbilda skapar man den bästa möjliga utgångspunkten. Det verkar kanske som en självklarhet, men självständighet är inget som kommer av sig självt eller bara för att man bestämmer att det ska vara så. Man blir förmögen till självständigt arbete genom strukturer som understödjer den här typen av arbetsgemenskap.
I takt med att man i allt högre grad fokuserar på att samla in information om brukarnas väl och ve har vi också fått en debatt om hur detta ska kontrolleras. Men vem vill egentligen kontrollera vad personalen gör under en arbetsdag? Kontroll har förvandlats till tvångstankar. Ett slags OCD som resulterat i otaliga vägledningar, dokumentationskrav och kvalitetskontroller. Utan att brukarna sett några kvalitetsförbättringar. En följd av detta nya kontrollbehov är oron för att tappa kontrollen. Och hur löser man det? Ofta genom ännu mer kontroll. I slutänden blir resultatet en närmast paralyserande situation där alla försöker bli av med ansvaret.
Nyckeln till att skapa balans mellan planering och de utmaningar personalen står inför till vardags är engagemang. Alla berörda ska engageras i omsorgsarbetet.
Lyssna på brukarna. Det är deras behov och önskemål som vi försöker uppfylla. Detta är ingen engångsföreställning utan snarare en kontinuerlig process. Deras behov förändras, vilket är ännu ett skäl till att det är praktiskt taget omöjligt att ha en uppdaterad vård- eller handlingsplan.
Lyssna på kollegorna för att motivera och hjälpa varandra på vägen fram mot det gemensamma målet. Den absoluta motsatsen till detta är detaljstyrning. Om man bestämmer in i minsta detalj hur och när saker och ting ska göras riskerar man att förvandla personalgruppen från empatiska och engagerade människor till mekaniska kugghjul i en maskin. En osmord sådan.
Det är också viktigt att inte dra sig tillbaka och låsa in sig i sitt elfenbenstorn. Det är avgörande att vägledningar och instruktioner faktiskt överensstämmer med verkligheten och de utmaningar man stöter på till vardags. Hur klarar man av det på bästa sätt? På många ställen har vi till exempel stött på en involverad och kunnig ledning som deltar i arbetet. Även ute på ”golvet”, som annars kan verka så avlägset. Börjar man där för att identifiera utmaningarna och först därefter tar fram riktlinjer för hur man griper sig an dem är det ganska enkelt att revidera dem och se till att de blir relevanta, både för brukare och medarbetare.
Det känns kanske som en omöjlig uppgift att ta fram relevanta instruktioner och vägledningar som ska vara flexibla och på samma gång skräddarsydda för en enskild brukare. Framför allt kan det bli problematiskt om man har många brukare att ta hand om. I takt med att tekniken för att samla in, analysera och dela med sig av data på ett smart sätt blir allt mer avancerad kommer förändringar att ske. Brukaren kommer dock alltid att stå i fokus. Skulle du vara av en annan åsikt hade du knappast läst det här.
Det finns inga genvägar till en personlig relation och omsorg. Detta bygger nämligen på närvaro och medmänsklighet. Det är därför av största vikt att det är en människa och inte en maskin som hjälper brukarna. I värsta fall leder ett alltför stort beroende av teknik och maskiner till att vi tappar kontrollen, att vi fattar viktiga beslut som bara bygger på fakta och strävan efter ökad effektivitet. Följden blir att närheten och planernas långsiktiga mål går förlorade.
PDSA står för Plan, Do, Study och Act – planera, utföra, undersöka och agera. PDSA-modellen går ut på att testa förändringar i mindre skala och lära sig av detta innan man utför storskaliga implementationer. Metoden bygger på devisen om att ”all förbättring är en förändring, men inte all förändring är en förbättring”. Den kallas även förbättringsmodellen, och bygger på tre centrala frågor:
1. Vad vill vi uppnå?
2. När vet vi att en förändring är en förbättring?
3. Vilka förändringar kan göras för att skapa förbättringar?
Sammanfattningsvis går modellen ut på att man genom konkreta mål och tester säkerställer att prototyper utvecklas och implementeras på ett smidigt sätt. Ett mycket enkelt praktiskt exempel på PDSA-modellen kan vara en person som skjuter med pil och båge mot en måltavla.
1. Plan: man siktar.
2. Do: man skjuter.
3. Study: man kontrollerar var man träffade.
4. Act: man justerar siktet och försöker igen.
En realtidsorganisation är resultatet av flexibla planer. När man vill skapa sig en uppfattning om hur väl man uppfyller förväntningarna tittar man på ett antal nyckeltal. Hur har man klarat av sin uppgift? Hur många gånger misslyckades vi? Hur många oförutsedda händelser inträffade? Mycket vanliga frågor. Det de har gemensamt är att de är mått på det arbete som utförs för att nå ett visst mål. Detta mål är brukaren.
Problemet med detta är att analysen utgår från planen. Samma plan som det var fel på redan från början. Om man bara mäter processen riskerar man därför att nå sina mål men missa poängen, som den engelska forskaren Lydia Nicholas påpekar i sitt blogginlägg här: ”If care is priceless, why do we treat it as worthless?”. Vad betyder det egentligen? Processen kan vara felfri, men om den inte leder till god omvårdnad, vad är då poängen med den? Vården ska först och främst vara värdefull för brukaren, och om processerna inte bidrar till detta så är det dem de är fel på. Faktorer som empati och livskvalitet kan vara svåra att kvantifiera och mäta, och därför används de sällan som nyckeltal. Prioriterar man på detta vis kan det i slutänden innebära att närvaro inte längre anses vara betydelsefull. Det är då vi får stress och tidspress i stället.
Just därför är det avgörande att de vårdprocesser man använder faktiskt gör att man når önskade resultat. I annat fall är risken att optimering och strävan efter perfektion inte tillför något värde. Med andra ord slöseri med energi och resurser. För att undvika detta måste man ha en flexibel organisation som låter personalen utnyttja sin yrkesskicklighet för att lägga vårdaktiviteten på rätt nivå i förhållande till hur komplex den aktuella situationen är. För brukarnas bästa.
Sekoia AB
