När du köper ett digitalt planeringssystem, vill du mest troligt ha höga förväntningar om att systemet ska hjälpa dig att öka effektiviteten och ge bättre omsorg för dina boende. Det var ju just därför köpte du systemet. Men dessa resultat kommer inte att upplevas som magiskt när du har utfört transaktionen till leverantören av planeringssystemet. Bara för att du har tillgång till ett omfattande planeringssystem, betyder det inte att din organisation kan använda det effektivt.
Installationsprocessen är bara det första steget mot att bli digital. Det är bara när du har lärt dig hur man använder systemet, du kan börja ta nytta av fördelarna med det. Många leverantörer av planeringssystem ger endast online handböcker och instruktioner för att utbilda sina kunder. Ett antal problem uppstår när du lämnas ensam för att lära dig en utländsk teknik. Vad händer om manualerna inte är klara och kortfattade? Hur kan leverantören veta hur digitalt skickligt din organisation är? För att förverkliga systemets utlovade fördelar måste leverantören vara närvarande personligen – och inte bara genom bristfälliga online handböcker.
Först och främst, alla experter i planering är personerna som faktiskt gjorde det. De vet exakt hur systemet bäst är utnyttjat och oavsett hur bra online manualerna är så är face-to-face förklaring alltid att föredra. Speciellt i när det gäller ett nytt sätt att arbeta. Dessutom kan de personer som har gjort systemet förklara varför systemet är byggt så som det är och vet hur din organisation kan utnyttja systemet optimalt. Det kan vara en skrämmande förändring att gå digitalt och en av de mest vanliga skräck rädslan vid digitalisering är att missa något. För att undvika detta behöver systemet inte bara installeras men också fullt implementeras inom din organisation. I det avseendet kan online handböcker vara ett utmärkt komplement till det personliga genomförandet, så länge det inte ersätter det
Som nämnts tidigare, för att fullt ut implementera ett planeringssystem ska leverantörens fysiska närvaro inte underskattas. Förutom att man visar en mänsklig sida till verksamheten skickar den också meddelandet att kunden inte är ensam. Många leverantörer har en klassisk kundinriktning och jobbar mot att sälja sin teknik, medan andra har ett mer samarbetsperspektiv där det är ett gemensamt intresse att få systemet att fungera så bra som möjligt och ännu viktigare – ett ömsesidigt ansvar.
Dessa leverantörer erkänner viktigheten av att få de anställda att omfamna teknologin, då det är deras arbetsprocess som kommer att bli ändrad. Om leverantören inte vill lägga någon tid och energi i att lära känna deras anställdas uppfattning eller tvivel för systemet, hur kan de anställda då förväntas att omfamna teknologi? Relationen mellan leverantör och vård- och omsorgsboende ska vara i partnerskap och inte ”bara” en kundrelation. När leverantören och boendet arbetar tillsammans kan vi börja att göra mätbar skillnad i de boendes liv.
Det är inte självklart att dina anställda kommer att tycka om ett nytt planeringssystem. Starkt och engagerat ledarskap behövs för att ta itu med frågan ”vad får jag ut av det” för varje anställd. Innan du gör det, är det viktigt att klargöra varför du köper ett planeringssystem. Är det en radikal förändring som har en påföljd av oönskad feedback från lokala myndigheter? Eller är det för att bli ett ännu bättre vård- och omsorgsboende?
När du är medveten av motivationen bakom köpet, så är du också bättre utrustad för att utveckla en strategi för hur man ska använda planeringsystemet. Alla de anställda måste veta deras roller och förväntningar i avseende till planeringssystemet. Kommer alla att vara en avancerad användare av systemet eller kommer det att finnas en kombination av superanvändare och vanliga användare? Och vem ska träna dem? Detta är frågor som leverantören ska svara på och för att göra det, måste de vara fysiskt närvarande.
Om du skapar mästare för planeringssystemen ökar du chansen att dina anställda omhändertar tekniken. Men att skapa mästare tar tid och ansträngning vilket är något som de flesta leverantörer inte vill spendera deras tid på. Det är därför viktigt att du väljer en leverantör som verkligen bryr sig om tekniken fungerar eller inte, och det bästa sättet att bedöma det är genom att titta på nivån på support och utbildning de tillhandahåller.
Arbeta med planeringsverktyg stoppar egentligen aldrig. Efter att systemet har blivit helt implementerat och alla trivs med arr använda det, är det viktigt att planera regelbundna möten där systemanvändarna får tid att reflektera över användningen av planeringssystemet. Om du gör det kan ditt vård- och omsorgsboende kontinuerligt förbättra sig tillsammans med tekniken och se till att du får de fördelar som framhävs i ett business case. Denna reflektion är endast möjlig när genomförandet har gjorts grundligt.
Trots allt innebär genialiteten och fördelarna med ett planeringssystem (eller någon annan teknik för den delen) ingenting om ingen använder det. Det måste ge mening för systemets primära användare eftersom det i slutändan handlar om människorna. Människor blir inte vårdare på grund av snygg teknik men för att de vill göra skillnad för andra människor. Så när du väljer ett planeringssystem måste du välja en som möjliggör vård och som inte blir en börda. Lösningen är att välja en leverantör med fullt fokus på att implementera tekniken i din organisation och betrakta dig som en partner och inte bara som en kund.
Sekoia AB
