Lagen kräver visserligen att den vård som ges vid en klinik eller ett boende dokumenteras, men den här dokumentationen kan användas till mycket mer än att bara bevisa vilka åtgärder som har vidtagits. Givetvis kommer dokumentationen alltid att vara viktig för sjukvården och äldreomsorgen, och möjligheterna att utnyttja denna dokumentation på ett mer proaktivt sätt beror helt på hur organisationen som helhet är utformad för att hantera den.
Genomför man dokumentationen bara för att man måste och för att lagen kräver det?
Syftet med den här guiden är att hjälpa dig att tänka på dokumentation som något mer än bara ett tråkigt och tidskrävande göromål genom att visa några av de möjligheter och fördelar som en djuplodande dokumentation har att erbjuda. I slutet av guiden kommer vi med några förslag om hur du kan börja förbättra era dokumentationsrutiner.
Exempel från verkligheten visar att det är möjligt att hantera dokumentationen trots att personalen ofta har väldigt ont om tid. I de flesta fall får vårdgivare ingen formell utbildning i hur dokumentationen ska göras, och det finns inga generellt vedertagna riktlinjer för ändamålet. Allt som finns är lagkraven. Betyder det att man ska låta bli att dokumentera sådant som inte anges i lagen? Nej då! Datainsamling erbjuder stora möjligheter. Informationen kan användas både för att optimera verksamheten och för att förbättra vården för de boende.
Allt det här låter givetvis som självklarheter, men om personalen måste ägna väldigt mycket tid och energi åt att registrera informationen försvinner en hel del av fördelarna. För att kunna utnyttja potentialen med dokumentationen och förvandla den till värdefulla kommunikations- och planeringsverktyg måste man ha effektiva metoder för datainsamling och -analys
Ingen vill göra misstag, och alla strävar efter att reducera antalet incidenter i vården till ett absolut minimum. Men vissa händelser eller fel är svåra att förhindra även om man har förberett sig för alla tänkbara scenarier. Genom att föra en fullständig och detaljerad observationslogg kan det dock vara möjligt att identifiera potentiella indikatorer och prediktorer. Dessa observationer kan användas som en förebyggande åtgärd för att säkerställa att förekomsten av en viss typ av olycka minimeras. Systemet kommer att uppskattas av lokala myndigheter och tillsynspersoner.
Iakttagelser av den här typen finns vanligen inom organisationen i form av underförstådda kunskaper hos ett fåtal medarbetare med stor erfarenhet och lång tjänstgöringstid. Bättre och mer utförliga observationer bidrar till att göra kunskaperna mer detaljerade, vilket gör det enklare att överföra detta till resten av organisationen, inhyrd personal och nyanställda.
Det kanske verkar som rena turen att vissa vård- och sjukhem har väldigt få incidenter, men som Louis Pasteur sa: ”Slumpen gynnar det förberedda sinnet”.
Dokumentationen är din bästa bundsförvant när det gäller kvalitetssäkring och en konsekvent vård. Om vården beskrivs noga kan flera ur personalen erbjuda en enhetlig vård. Detta är särskilt viktigt när man har boende som lider av demens, autism eller andra brukare som är väldigt beroende av fasta strukturer och rutiner.
När man förlitar sig på dokumenterad praxis för att skapa konsekvens och kvalitet blir det ännu viktigare att förhindra fel i dokumentationen. För att undvika rent uppenbara misstag är det viktigt att skapa en bestämd struktur för hur dokumentationen ska göras och vad som ska dokumenteras. Föga förvånande rekommenderar vi att den här strukturen ska byggas upp med hjälp av ett vårdplaneringssystem där alla relevanta faktorer för dokumentationen finns framhävda och ingår i fördefinierade mallar. Det går att använda papper också, men möjligheterna till sökning blir sämre, likaså tillgängligheten.
Med avstamp i denna tidigare artikel kan det sägas att det som framför allt gör att motivationen för dokumentation försvinner är att den inte används längre fram. Människor som känner att allt de dokumenterar riktar sig till en opersonlig maskin gör snabbt alla tänkbara fel. På motsvarande sätt skapar meningsfull dokumentation som används av kollegor som delar med sig av information och samarbetar en bättre tillvaro för alla. Du förstår givetvis vart detta är på väg.
Genom att lagra information i ett digitalt och lättillgängligt format blir den mer användbar. När vårdpersonal har tillgång till den senaste informationen om de människor de tar hand om kan de omsätta detta till värdefulla vårdresultat. Och det gäller även den inhyrda personalen.
När vi når denna punkt utnyttjas dokumentationskraven proaktivt för att skapa en bättre vård i stället för att ställa allt större press på skiftlagen. Fokus återförs till det som är viktigt: människorna. En sista punkt vad gäller att förstärka organisationens dokumentationsrutiner är att titta närmare på organisationens dåtid, nutid och framtid. Det finns ingen universalmetod för att förbättra dokumentationen. All vård skiljer sig åt vad gäller bakgrund och organisation, och det är viktigt att tänka på detta när man försöker förbättra sina dokumentationsmetoder. Framför allt innebär kontroll ur ett mer behovsbaserat perspektiv att du får bättre möjligheter att bedöma om du har den rätta sammansättningen av kompetenser och personal. Studera trenderna för att utforma dina team och lösa pusslet.
En viktig fördel med dokumentationen bör vara att lära sig mer om brukarna. Syftet är framför allt att se till att undvika att behandla symptomen och i stället fokusera på att behandla människan. Uppdaterade och detaljrika vårdloggar bidrar till att göra omsorgen mer individanpassad.
En annan fördel är övergången från en förebyggande vård till att erbjuda en mer prediktiv vårdverksamhet. Hur då? Genom att utnyttja de mänskliga kunskaper som registrerats under en lång tid, ibland under många år, blir det möjligt att upptäcka när en anställd börjar prestera sämre. Och att sätta in proaktiva åtgärder för att stoppa denna nedåtgående spiral. I nuläget hanterar man den här typen av ärenden baserat på olika iakttagelser som bara behöver lite mer potens och sammanhang för att bli till mycket större nytta. Sådant som strukturerade data har att erbjuda.
En dokumentationsbaserad vård av detta slag ger personalen större självbestämmande eftersom de vet att den vård de erbjuder gör en märkbar skillnad. Dessutom tar den hänsyn till den boendes önskemål, intressen och behov.
Vårdboenden förvandlar ofta sina inspektionsprotokoll till offentliga spektakel. Åtminstone ibland. När man digitaliserar sin dokumentation skapas samtidigt en översikt över alla aktiviteter som utförs. Det ger många nya möjligheter. En av dem är en ganska spännande hjältesaga och dokumentation av alla komplikationer som din personal tar hand om varenda dag.
På så vis blir dokumentationen mycket mer mångsidig, och fungerar inte bara som bevis för utförd vård utan ger en betydligt mer omfattande bild än vad ett inspektionsprotokoll någonsin kan erbjuda.
Går det verkligen att registrera fler iakttagelser på kortare tid? Svaret på den frågan är ja, i alla fall enligt Frösunda Omsorg. De brukade skriva ut massor av papper varje månad, precis som många andra vårdboenden gör för att kunna klara dokumentationskraven. Det är givetvis vare sig kostnads- eller tidseffektivt. Deras lösning blev att digitalisera dokumentationen. Resultatet blev mindre tid vid skrivborden, snabbare överlämningar och att man slipper färdigställa dokumentationen när skiftet faktiskt är över.
Ännu ett plus är att de nu har mer tid till de boende. Du kan läsa mer om Frösunda Omsorgs digitala resa här.
En av nycklarna till framgång för dem var att flytta dokumentationen från kontoren till den plats där vården ges. Den här förbättringen har varit avgörande för att de ska kunna dokumentera mer på kortare tid.
Dokumentation existerar oftast för att bevisa vilka åtgärder som vården har vidtagit. En form av självberättigande. Om man koncentrerar sig på att övertyga andra förvandlas det hela oftast till en börda. Det är därför det är så viktigt att titta närmare på dokumentationen. Ni är redan tillräckligt bra. Dokumentationen är därför en möjlighet att bli ännu bättre genom att lära sig av tidigare erfarenheter.
Ibland dokumenterar personalen lite för mycket, eftersom de är osäkra på vad som behöver dokumenteras. I dessa fall ägnar personalen ofta mycket tid åt att skriva ned precis allting så att de inte missar någonting. Om man använder fördefinierade mallar för dokumentationen kan man undvika skillnader som beror på människors olika inställning till det skrivna ordet som gör att somliga skriver väldigt mycket och andra väldigt lite. Och terminologin blir dessutom mer enhetlig.
Titta på hur vårdplanerna ser ut för de boende. Titta sedan på hur de åtgärder som vidtas bidrar till att genomföra planen. Detta samband är det som ska styra dokumentationsprocessen och se till att den samordnas på ett bättre sätt för att uppfylla både de boendes och vårdpersonalens behov. Underskatta aldrig vikten av att bygga själva katedralen och inte bara fokusera på att hugga till stenblocken.
Sätt större värde på att erbjuda en vård som utgår från individens behov. Det får aldrig uppstå situationer där rätt vård står i motsats till korrekt dokumentation. Då blir det verkligen en kamp som vi förlorar. Å andra sidan är opålitlig eller ofullständig dokumentation inte särskilt värdefull. Det är därför viktigt att ge vårdpersonalen precis allt de behöver för att skapa en utmärkt dokumentation – hela vägen från ett ordentligt genomtänkt ramverk till enkel registrering på vårdplatsen. Och vården blir då verkligt personlig, empatisk och professionell.
Genom att utforma flera nya mindre rutiner skapar man en mer strukturerad och standardiserad verksamhet. För att undvika tänkbara misstag och brister måste de dock utvärderas löpande. Man måste snabbt kunna komma åt viktig information så att man kan erbjuda vård som bygger på erfarenheter från hela vårdpersonalen.
Dokumentationen blir här särskilt viktig, eftersom den gör det möjligt för vårdpersonalen att få en översikt över varje individ, ger dem en enkel metod för att dela viktig information om den boende och försäkra sig om att personen får en god vård.
Dokumentation är och förblir en viktig del av arbetet som utförs på sjuk- och vårdboenden. Du bör därför utnyttja dokumentationen till fördel för både boende och personal.
Att lära sig av det förflutna är det bästa sättet att bli bättre. Genom att ha rätt dokumentation och processer på plats kan din organisation uppnå fantastiska resultat.
Slutsatsen är att dokumentationen aldrig får bli huvudmålet för en vårdverksamhet. Den ska i stället fungera som ett kompletterande verktyg som gör det möjligt att leverera bästa möjliga vård. Siktar man på att förbättra processens effektivitet ska man inte bara inrikta sig på att reducera kostnaderna, utan snarare på att förbättra förutsättningarna för att personalen ska kunna ge de boende den vård de behöver. Som denna undersköterska från Gutasund uttrycker det:
”Den största fördelen för mig med Sekoia är att det underlättar mitt arbete. Det blir enkelt. Det är inte mycket pappersarbete kvar. Man bara kollar och signerar. All information finns ju där. Det går inte att glömma något.” – Ramadan Abdinasir
Sekoia AB
