I takt med att dokumentationskraven blir allt mer omfattande ökar också datainsamlingen. På sikt är detta positivt. Utvecklingen gör att chefer och medarbetare kan fatta beslut baserade på fakta och data. Mer objektiva beslutsunderlag fungerar som grundläggande motivationsfaktor då dokumentationsprocessen digitaliseras.
I detta sammanhang definierar man oftast en rad mätpunkter som ska användas för att bedöma hur bra de enskilda enheter fungerar. Löpande och systematiskt datainsamling är en del av digitalisering. Men ju mer datadrivna vi blir, desto fler faktorer måste man ta hänsyn till.
Detta med att vara datadriven kan tyckas vara en modefluga. Är mer information alltså lika med bättre vård och omsorg? Det finns ingen garanti för det. Fyra punkter kan hjälpa till att utforma socialsektorns användning av data.
När man inför dokumentationskrav på det arbete medarbetarna utför finns det ett antal saker man behöver tänka på. För det första är det viktigt att välja mätvärden som avspeglar medborgarnas kvalitetsupplevelse, något som också hjälper vårdpersonalen att prioritera rätt. Det är viktigt att klargöra om man samtidigt tvingar personalen att åsidosätta några av sina primära arbetsuppgifter för att uppfylla målen.
I detta sammanhang är det viktigt att inte mista fokuseringen på de som allting handlar om: medborgarna. Vissa saker varken kan eller ska mätas. För hur kvantifierar man värdet av ett personligt samtal eller den tid det tar att hålla någon i handen och bara finnas där? Mätningarna ska understödja sådana aktiviteter och inte motverka dem.
Det är viktigt att mätningarna understödjer organisationens överordnade mål om t.ex. kvalitet av insatsen. På så vis kan man se till att datainsamlingen understödjer den yrkesmässiga verksamheten, inte styr den. Av samma skäl måste mätningarna vara realistiska så att medarbetarna inte förlorar motivationen eller känner sig oroliga över att inte nå målen. Kort sagt ska digitalisering möjliggöra mätning och data fungera som stöd i medarbetarnas primära uppdrag. Och inte fungera som hämsko.
De flesta skulle nog säga välfärden. Det finns dock risk för att falla i fällan att tro att allt är mätbart om fokus flyttas från den boende till mätningarna. Det är viktigt att man som ansvarig chef fortsätter att ha löpande insyn i driften när man ska bedöma insatsernas kvalitet och effektivitet. Man får inte låta sig styras av att alla mätvärden ska ha uppnåtts, i synnerhet de som inte är vitala för människors välbefinnande.
Om personalen koncentrerar sig alltför mycket på att nå målen kan det i allra värsta fall leda till sämre kvalitet eftersom det är lätt att känna sig övervakad på grund av den allt mer omfattande datainsamlingen. Mätningar som understödjer kvalitetsarbetet och verksamhetens primära uppgift har större möjligheter att accepteras av medarbetarna och skapa ökat engagemang.
I förlängningen kan det vara bra att definiera vilka mätningar som är viktigast. De viktigaste mätvärdena är nyckeltal, och de skiljer sig från övriga mätvärden. Det är nyckeltalen som är centrala för att organisationen ska kunna utföra sitt primära uppdrag.
Med tanke på de allt större datamängder som finns att tillgå är det lätt att man råkar mäta sådant som i princip inte har någon betydelse för hur tjänsten drivs. Det är viktigt att man redan innan eller under själva implementeringsprocessen definierar vad som ska vara avgörande. Om inte ökar risken för att man väljer fel inriktning för eller tolkning av verksamhetens status, något som kan avvika från verkligheten. På det stora hela kan data och ledningsinformation i bästa fall användas för att fatta mer välunderbyggda beslut och fungera som driftstöd, men i värsta fall kan de vilseleda mottagaren.
Driftsunderstöd som bygger på mer information är i grunden en fördel – och det gäller även socialsektorn. Men detta gäller bara om man fortsätter att fokusera på den ursprungliga frågan om ”varför” som skulle besvaras genom att formulera lagkrav, strategier osv. Vårdenheter, boenden och personal finns där för medborgarna. Inte för att uppfylla mål som finns där på grund av externa krav. Personalen vill göra skillnad, något som inte alltid märks vare sig i medierna eller i insamlade data. Det är därför viktigt att minnas varför man började med dokumentation och datainsamling så att man faktiskt kan utnyttja informationen för att skapa optimala arbetsrutiner till gagn för personal och medborgare.
Dokumentationen har två huvudsyften. Det första är relaterat till det faktum att det är våra äldre som berörs. Vi måste kunna visa upp att vi gjort korrekta val och bedömningar. Detta vill vi dokumentera. Det andra har att göra med att vi vill lära oss av våra erfarenheter. Dokumentationen spelar en viktig roll för att bygga upp praxis. Även här är dokumentationen av betydelse. Digitalisering kan göra dokumentationsprocessen enklare och mindre betungande. Den kan också anpassas bättre för kollegorna och göra dokumentationen mer inriktad på kommunikation. Kanske dess möjligheter kan utnyttjas bättre och vi kan ägna våra krafter åt vår huvuduppgift?
Sekoia AB
