rasmus, skribent på Sekoia SE

”Enkelt att dokumentera” är lättare sagt än gjort – eller är det?

Varför ska vi dokumentera?

Vi hör ofta att det inte finns tid att dokumentera, att det är otydligt vad och hur det ska dokumenteras och i vilka system samt att det tar tid från det ”riktiga arbetet”.

Det kan inte ha undgått någon att det finns utvecklingsmöjligheter när det handlar om social dokumentation i vård och omsorgsverksamheter. Eftersom det dessutom finns lagkrav kopplat till dokumentation är det viktigt att vi gör det enkelt för medarbetare att utföra dokumentation.

Vår erfarenhet är att utmaningarna ser likartade ut i många vård och omsorgsverksamheter.

  • Vad ska vi dokumentera?
  • Hur ska vi dokumentera?
  • När ska vi dokumentera?

Svaret är ofta ”dokumentera det som avviker från det planerade och händelser av vikt”.

Hinder med nuvarande sätt att dokumentera

Utan ramar tvingas medarbetare själva klura ut vad som efterfrågas och författa den sociala dokumentationen. Risken är stor att dokumentation blir godtycklig, subjektiv, för lång, för kort eller helt uteblir.

För vem är ”en händelse av vikt”? Och för vem dokumenterar vi? Hur använder vi den sociala dokumentationen?

Att dokumentera kan inte väljas bort men det sker ofta ”pliktskyldigt” i slutet av ett arbetspass med risk för att saker som hänt under arbetspasset glömts bort och därmed inte dokumenteras.

Att dokumentation är så besvärligt för många medför att det tar mer tid och energi att genomföra än vad det upplevda värdet av dokumentationen tillför.

Det är inte alltid lätt att förstå var i ett system som dokumentation ska utföras, till exempel vilket sökord som ska användas. Om det är svårt att hitta var dokumentation ska utföras är det sannolikt svårt att utläsa information och att hitta användbara data i den sociala dokumentationen. I ostrukturerad, subjektiv, prosatext finns mycket små eller inga möjligheter att hitta data.

Kan vi verkligen fatta rätt beslut på den dokumentation vi har idag?

"System behöver inte se ut som de alltid gjort, innovation är inte att skapa kopior, men vi har blivit så vana vid våra system att vi nästan tror att det måste vara så."

Ett modernt synsätt på dokumentation

När krav på rapportering och dokumentation förändras kanske vi behöver ändra vår syn på vad som är dokumentation?

System behöver inte se ut som de alltid gjort, innovation är inte att skapa kopior, men vi har blivit så vana vid våra system att vi nästan tror att det måste vara så.

Vår erfarenhet är att när du börjar se förbi det ”traditionella” och ändra uppfattning om vad som faktiskt är dokumentation är du ett steg närmare lösningen. Ett X för en utförd insats ger en ”bild av den enskildes dag” och lägger vi till ett fotografi blir bilden ännu tydligare.

När kunskap och förståelse finns för vad dokumentation innebär och vilken funktion dokumentationen fyller, ökar intresset och motivationen att dokumentera.

När det dessutom är lätt att genomföra med ett kryss eller en bild i ett formulär i direkt anknytning till utförd insats, är vår erfarenhet att färre ställer frågan ”varför ska vi dokumentera?”