Med tanke på de demografiska utmaningarna och kommunala budgetarna är det vår erfarenhet att särskilt boende efterlyser metoder för att få kvaliteten att bli minst lika bra som effektiviteten. Det finns därför skäl att påstå att digitalisering är relevant för närsjukvården och framtidens vård och omsorg. Om vi nu definierar digitalisering som ”en process där digitala hjälpmedel används för att stödja eller förbättra verksamhetsprocesser” inkluderas även ekonomi och organisation. Vi kan inte längre bara tänka oss en enkel övergång där vi byter det analoga papperet mot olika digitala verktyg, som datorer.
Den växande och allt äldre befolkningen är bara en bakgrundskomponent i behovet. Den allt större komplexiteten är det som på allvar sätter press på verksamheterna. Den tendensen ser också ut att hålla i sig enligt Socialstyrelsen. Givetvis skapar det växande antalet uppgifter som vården måste ta sig an en flaskhals som är närmast omöjlig att lösa på lokal nivå med de verktyg som man där har tillgång till.
Men det är faktiskt en helt annan del av verksamheten som ställer till de flesta problemen. Det handlar om koordination, samarbete, överlämningar och kommunikation som hela tiden ökar i omfattning och har blivit rena gordiska knuten. Resultatet blir bristande överskådlighet och besvärlig ansvarsfördelning.
Till detta kommer den ökade konkurrensen om arbetskraften. Bristen på sjuksköterskor är himmelsskriande. Det samma gäller undersköterskor, där situationen är akut. Det gigantiska trycket innebär också att uppgifter flyttas mellan yrkesgrupper vars utbildningar per definition inte täcker nödvändiga områden. Och längst ned i flödet hittar vi medborgarna. Det är lätt att förstå att fler misstag görs i detta läge.
De flesta av ovannämnda skäl till digitalisering har sitt ursprung i externa faktorer. Sådana är det inte bara kommuner som behöver gripa sig an. Det finns dock en kategori som i högre grad berör interna förhållanden. Arbetsmiljön är en av dem. För att skapa en attraktiv arbetsplats måste man hänga med i utvecklingen.
Att rekrytera och behålla medarbetare är ett problem som digitalisering kan bidra till att lösa. Man kan faktiskt säga att hela sektorn befinner sig i en paradoxal situation eftersom det inte är särskilt många som sökt sig till sitt yrke på grund av dokumentationen – man vill till vården för att hjälpa. Men den administrativa delen av arbetet ökar ändå kontinuerligt. Kombinerat med lönenivåer, arbetsmiljö och mycket annat skapar detta en oföränderlig bild av sektorn som inte alls stämmer överens med verkligheten.
När mer tid kan ägnas åt vårdtagarna påverkar det trivseln. Och det gäller både vårdtagare och personal. Detta torde vara en självklarhet. En bra och digitaliserad arbetsmiljö kan därför göra arbetsplatsen mer attraktiv.
Effektivisering och besparingar är emellertid ett av de skäl vi oftast stöter på när det gäller digitalisering. Men det faktum att man kan befria personalen – från bland annat störningar och pappersarbete – har faktiskt större potential för verksamheten. Ett exempel är Odense kommun där 2 500 medarbetare använder Sekoia för att planera och genomföra omsorgen. Varje dag. Kommunen bedömer att detta sparar tolv miljoner danska kronor per år för både vårdboenden och vårdhem.
Ett annat viktigt skäl att hänga på den digitala transformationen har att göra med tillsynen och dess betydelse. Lyckas man skapa en digital miljö är man samtidigt på väg att till fullo utnyttja de möjligheter som strukturerade data innebär. Nöjer man sig inte med att bara förbättra sitt arbete genom utvärderingar och återkoppling kan man så småningom också börja att förutse och förebygga.
Både socialtjänsten och äldrevården har nya former av tillsyn som framför allt ställer krav på den service som sektorerna uppfattar som sitt huvuduppdrag. Att dokumentera och kommunicera hur man faktiskt uppfyller dessa krav – för det gör man i de flesta fall – är en utmaning. Här är digitala lösningar ett stöd för sårbarheten eftersom man på ett bättre sätt kan logga och registrera genomförande av och avvikelser från handlings- och vårdplaner. Där huvuduppgiften tidigare var att skapa dokumentation och därefter samla in den handlar den nu i stället om att göra dokumentationen förståelig för enskilda vårdtagare, medarbetare och faktiskt hela organisationen.
Beroende på projektets storlek och syfte kommer utmaningarna att variera. Eftersom den här artikeln berör just digitalisering av socialtjänsten handlar det om en större förändring av hur organisationerna arbetar och agerar.
Här ser vi kulturen som den stora utmaningen. Definitionen av kultur kan sägas vara en uppsättning övertygelser, beteenden och regler som är kännetecknande för gruppen. När detta upprepas gång på gång bildar dessa faktorer något som kan kallas organisationens DNA. Och något så djupt inrotat är mycket besvärligt att förändra.
Därför är ett godkännande från medarbetarna viktigt. Varför digitaliserar vi? Vi kan bara skapa förståelse för detta när vi lyckas beskriva för- och nackdelar – men framför allt kommunicera vilka fördelarna är för individen och vilka krav som ställs. Gör man inte detta är risken stor att man inte får det stöd från medarbetarna som behövs. Men lyckas man bra på detta område kan man förändra kulturen och skapa exakt den välplanterade digitalisering som ger verkliga resultat. Även när det gäller ekonomin.
De direkta kostnader som uppstår kan avskräcka en del projektledare eftersom kombinationen av utrustningsinvestering och organisationsförändring kan tyckas vara en för stor utmaning. Därför är det inledande arbetet som utgår från behovet fullständigt nödvändigt. Driften bör bara inkluderas i sådana projekt som faktiskt kan lyfta den till nya höjder. Varför ska man annars göra någonting? Detta understryker samtidigt en av punkterna i Boston Consulting Groups återkommande digitaliseringsrapport. Kultur slår strategi. Vill man lyckas med digitaliseringen måste man ha en strategi som ger harmoni. Det är nödvändigt för att alls kunna utmana en kultur som oftast strävar efter status quo. Det ligger i kulturens natur. Men lyckas man med detta, då har man en vinnare.
Digitalisering och framför allt välfärdsteknologi har varit hett de senaste åren. Och det av goda skäl. Det är inte många kommuner som har stått över möjligheten att införa ny teknik inom välfärdsområdet. Samtidigt har vi noterat ett antal hinder som möjligen också får kommunerna att dra sig för detta. Utan egentliga skäl. Här tar vi upp tre av dessa mytologiska hinder.
Den här myten kan i viss mån hänga ihop med de stora IT-skandalerna inom offentlig sektor. Men framför allt beror detta på den sorgliga tendensen att underskatta IT-användarna på arbetsplatserna. Som om de inte duger till … Men detta stämmer inte alls med vad vi får se. Ofta verkar det i stället vara bristen på möjligheter som driver på eländet.
Givetvis finns det alltid negativa historier. Framför allt i dagspressen. Men största delen av den teknik som kommunerna faktiskt behöver är moderna, från en tid då användargränssnitt och behov faktiskt matchar varandra. Från vår nutid där en tvååring mycket väl klarar av att hantera en iPad. Varför då tänka att digitalisering inte är något för oss?
Designen ska vara självförklarande och lättillgänglig. Användbarhet har också samband med utbildning, att man avsätter tid för inkörning och att få användarna att förstå syftet med det hela. Med andra ord är implementering ett ledord. Tekniken i sig är inte det avgörande. Den är däremot avgörande för vad användarna kan göra med den.
Ett av de bekymmer vi stöter på av och till har att göra med vinstrealisering. Fokuserar man bara på kostnader blir det svårt att se skogen för alla träd. Det är dock lätt att begripa. Sektorn står redan under press, och en digital transformation kan inte genomföras över en natt. När väl flera produktkategorier har etablerats kan det visa sig att till exempel VR och AI har tagits i bruk på danska vårdhem. Ungefär på samma sätt som e-posten på många sätt har ersatt traditionella brev och fax.
I takt med att lösningarna bevisar sin förmåga att lösa driftsproblem och användarnas behov på ett bättre och billigare sätt kommer de också att spridas ännu mer. Till att börja med kräver detta visionära inköpare. Finns sådana följer flera efter. Detta är en implicit del av marknadsutvecklingen.
Digitalisering omfattar många tekniker som var för sig hjälper de som använder dem och deras organisationer att erbjuda vård. Varför skulle de annars finnas, kan man fråga sig. Bristfälliga produkter och lösningar klarar inte av en omgång i en sådan här miljö om de inte levererar som utlovat. Och sådant som funkar dåligt försvinner snabbare än de dök upp. Detta är ett både oundvikligt och ovärderligt karaktärsdrag hos branschen.
Givetvis innebär digitalisering att man övergår från papper till dator. För många betyder det ytterligare ett orosmoment. ”Tänk om”-scenarierna ändrar karaktär. I stället för att tappa bort sin Mayland-kalender får man lägga in avtal upprepade gånger. För nu är det de vi tappar bort. För sådant händer. Massor av gånger under en övergångsperiod. Och vad händer om systemet kraschar? Eller blir hackat? System- och datafel inträffar ju. Den här typen av oro måste alla leverantörer gripa sig an. Gärna i samarbete med inköparen, och med fokus på GDPR
Sammanfattningsvis kan sägas att poängen vad gäller strategi och kultur är väsentlig. Den kan formuleras mer i detalj, men är samtidigt alltid beroende av det lokala sammanhanget. Men utgångspunkten är alltid varför.
Vid alla digitaliseringsprojekt vill ledningen staka ut en inriktning för organisationen, till exempel hur man ska sköta dokumentationen. Lyckas ledningen få personalen att ställa sig bakom en sådan förändring, kan det bli en fantastisk drivkraft. Oavsett mål måste man därför ha en kristallklar vision. Och tydligast av allt måste visionen vara för de som har minst inflytande på det hela. För vad får de ut av det hela?
Sekoia AB
