Alltför stora mängder dokumentation är en belastning

”Om det inte är dokumenterat har det inte hänt”

Det är inte en helt lätt uppgift att sätta sig in i de många schemadrivna och pappersbaserade rutinerna på ett omsorgsboende. Det finns ett närmast oändligt antal olika dokumentationsformer. Var och en med sin historiska grund och kapacitet att stödja den yrkesmässiga verksamheten. Samtidigt tar de upp en stor del av den tid som i stället skulle kunna läggas på social omsorg.

Så – vilken är den rätta vägen framåt? Vi har läst flera olika artiklar och försökt samla några perspektiv på ett uttryck med en del negativa konsekvenser:

”Om det inte är dokumenterat har det inte hänt”

Att samla all dokumentation på ett transparent och sökbart sätt är en god idé. Det underlättar både för rapportering och kvalitetssäkring, men framför allt för den yrkesmässiga verksamheten. Den blir enklare att förstå med hjälp av data som har genererats genom praxis.

Trots detta ställer sig samtliga artikelförfattare tveksamma till huruvida dokumentationen verkligen fungerar som ett stöd för personalen och om den kan skapa en grogrund för social tillväxt eller bättre vård.

Bristande dokumentation och hög arbetsbelastning

Det verkar saknas ett långsiktigt fokus på kvalitetsarbetet och den dokumentationspraxis som stödjer den yrkesmässiga verksamheten. Resultatet blir otydliga procedurer som kan stressa personalen, och i värsta fall kan det leda till att de inte får något stöd och inte upplever att de kan göra sitt bästa.

Dokumentationen bör alltid vara ett bevis på att man under varje given arbetsdag och inom ramen för varje given vård- eller handlingsplan har agerat i enlighet med brukarens önskemål och intressen. Är det inte därför vi är här?

I den engelska artikeln lyfts även fram att de olika observationer som görs ofta handlar om att undvika risker snarare än att förebygga och öka självständigheten hos brukaren. Trots att ingen exakt dansk motsvarighet finns låter det ändå bekant. Gränsen skulle kunna ligga mellan ”personcentrerat” och ”personstyrt”. Här ligger fokus mer på den enskilda brukarens aktiva deltagande. Det kanske låter luddigt, men tanken är ändå väsensskild när man tar sig in bakom orden.

Mindre dokumentation är inte nödvändigtvis den rätta vägen framåt. Fler yrkesgrupper vill ha konkreta variabelvärden för det arbete de utför. Men med många specialister inblandade i utvecklingen av kvalitetsmål kan det bidra till att öka den totala mängden indikatorer och därmed också de lokala dokumentationskraven.

Här kan standardisering och nationella riktlinjer vara till hjälp – ett exempel är IBIC som gör det möjligt för både handläggare och utförare att använda ett gemensamt tankesätt och språk.