I takt med att dokumentationskraven för vård och omsorgsboenden ökar och man i allt högre grad arbetar digitalt, har mängden data också ökat. Denna utveckling bidrar till framtidssäkringen av vårdorganisationerna. Det finns en stor potential i den digitala omvandlingen om bara strukturen finns på plats. I synnerhet kan data bidra till att stödja de som arbetar på golvet med riktning och överblick i ett scenario där dokumentation och datainsamling blir en integrerad del av arbetet.
I bästa fall fungerar data och dokumentation inte bara som:
a) Bevis på det utförda arbetet
Utan också som:
b) En källa till kunskap om de boende och organisationen så att vi kan agera klokare imorgon
Vilka områden är det då som står inför effektivisering och ett markant kvalitetslyft? Det tittar vi närmare på i denna artikel.
Ett informationsberikat verksamhetsstöd är till för de organisationer som strategiskt önskar dra nytta av sina enorma mängder data. Fortlöpande samlas data in på mikronivå i hela organisationen – i och med de många dagliga aktiviteter varje medarbetare utför – för att analyseras på makronivå, och här finns det lärdomar att dra. Datapaneler som visar information om boende, medarbetare, avdelningar, organisationer osv. inom samma enhet eller kommun är en del av lösningen.
På ett vårdboende med 40 boende, där man har Sekoia, görs i genomsnitt 700 registreringar, anteckningar och liknande. Varje dag. På ett år blir det många kontaktpunkter mellan professionell personal och den enskilda boenden. Lägger man till ytterligare fem vårdboende i kommunen handlar det om nära 1,3 miljoner kontaktpunkter. Vad kan vi då använda denna guldgruva med information till?
På Sekoia upplever vi redan nu hur förutsägbarhet och tvärgående överblick kan bidra till att skapa ökat värde. Om vi redan på förhand kan säga att 4 % av ovanstående kontaktpunkter elimineras eller flyttas är det möjligt att driva på en lokal praxis, och planera utifrån den vetskapen. Detta omfattar allt från bemanning och skiftplanering till rehabilitering och vårdplaner. Data kan synliggöra vad vi hade planerat och när – och hur väl det stämde med vad som sedan skedde. Denna information kan samlas för överblick och fungera som underlag till det vi planerar i framtiden.
Kanske behöver det ändras lite i bemanningen? Ska en fysioterapeut komma på besök på torsdag istället för på onsdag? Andra roller för sjuksköterskor? Eller behöver någon en ändring i sin medicinering? Detsamma gäller skiftplaneringen. När vi plötsligt kan jämföra med den aktuella arbetsbelastningen, planlagd och faktisk.
Data kan bidra väsentligt till dialogen om sådana här ämnen.
När en boende flyttar in på ett vårdhem eller till ett boende är det kopplat till mål och riktlinjer för hur han eller hon ska behandlas. Och vad man som boende har rätt till! Dessa mål formuleras i olika planer som organisationen efterlever och dokumenterar på bästa sätt. I en digital version får man bättre möjlighet att följa upp dessa planer och kontrollera efterlevnad och tillsyn.
Är det exempelvis tydligt om vi är på väg att nå de mål vi satt upp?
När hela ens allmänna yrkespraxis löpande analyseras blir det lättare att gå från att tro till att veta. Varför handlar vi som vi gör? Här kan chefer och medarbetare samlas kring en gemensam insikt och använda den för att fatta beslut baserade på fakta snarare än på magkänsla. Ur detta perspektiv bidrar data till att skapa mer objektiva beslutsunderlag, vilket i sin tur främjar ett kvalitetsmedvetande och minimerar antalet fel som sker på grund av bristande information.
Dessutom finns det olika organisatoriska aspekter här. Medarbetarna kan synliggöra en ökad arbetsbelastning vid bestämda tidpunkter, och de boende och deras anhöriga kan få inblick i olika aspekter, exempelvis det sociala livet genom att få svar på frågor som ”Har min pappa varit ute den här veckan?” och ”Deltar mormor inte i några aktiviteter?”
Sekoia AB
