Dokumentation: Från ett tråkigt
måste till värdefull kommunikation

Dokumentation och registrering av utförda åtgärder kräver stora resurser på vårdhem och boenden. I takt med att lagkraven på dokumentation har skärpts har även arbetsbördan ökat. Trots att man skärpte kraven i syfte att förbättra vården för de boende är det ett faktum att personalen har mindre tid för omsorg än någonsin förr.
Dokumentationskraven har fastställts av myndigheterna och det är därför inte frågan om vad som ska dokumenteras utan snarare om hur det ska göras. Enligt vår uppfattning har dokumentationen två huvudsyften:

1. Bevisa att individen har fått rätt vård
Det första huvudsyftet är relaterat till det faktum att det är våra äldre medborgare som berörs. Vi måste kunna visa upp att vi gjort korrekta val och bedömningar. Här bidrar dokumentationen till kvalitetsutveckling – att trygga individens rättssäkerhet och säkerställa att verksamheten bedrivs på ett konsekvent sätt. De system som används för dokumentationen är utformade baserat på medborgarnas verklighet och deras behov. Det faktiska syftet är därför att säkra en hög kvalitetsnivå och ett bra innehåll som den enskilde individen ska få ta del av. I bästa fall uppnås detta genom dokumentationen.

2. Att lära sig av sina erfarenheter
Det andra huvudsyftet spelar en viktig roll för att bygga upp nästa generations praxis, och där är dokumentationen av betydelse. Det är nödvändigt att man snabbt och enkelt kan plocka fram den information man behöver och därmed kunna utföra sitt arbete med utgångspunkt från kollegornas och arbetsplatsens tidigare erfarenheter. Här bidrar dokumentationen till att ge en översikt över läget för den enskilde individen så att man enkelt kan dela med sig av och vidarebefordra de allra senaste uppgifterna om vårdtagaren för att kunna erbjuda bästa möjliga omvårdnad.

Varför god dokumentation är kommunikation

När dokumentationen används aktivt under vardagen och uppfyller sina viktigaste syften handlar det inte längre om ett ”tråkigt måste”. Om dokumentationen bidrar till en effektiv kommunikation kollegor emellan kan dokumentationskraven utformas till ett värdefullt verktyg, i stället för att utgöra ett tidsödande hinder.

När informationen görs lättillgänglig i digitalt format blir den också praktiskt användbar. När personalen har tillgång till den allra senaste informationen om vårdtagarna kan de snabbt och lätt se till att alla som har nytta av den också får ta del av den – inklusive vikarier. Dokumentation kan ändra karaktär. Den kan upphöra att vara en plikt och i stället bli till kommunikation kollegor emellan. Om vi lyckas nå så långt är det möjligt att utnyttja dokumentationskraven för förebyggande ändamål och därigenom förbättra omsorgen i stället för att känna oss i tidsnöd inför vår viktigaste uppgift: omsorg om individen.

Är det något man missar genom att arbeta digitalt?

Övergången från pappers- eller journalbaserad dokumentation till digital kommunikation kan vara omvälvande. Vid många vårdcentraler och boenden finns en akut oro inför digitaliseringen eftersom man ställer sig frågan: tänk om vi missar någonting? Eller tänk om vi inte kan hitta den information vi behöver? I realiteten får man en ny och bättre överblick över organisationen genom att implementera en heltäckande uppsättning digitala arbetsprocesser. Eftersom löpande dokumentation ger oss kunskaper om kollegor och vårdtagare slipper vi oroa oss för att glömma bort något. Och det är i detta läge som dokumentation förvandlas till kommunikation. Inget försvinner – däremot slipper vi kladdiga anteckningar, scheman i skrivbordslådor och papperstravar överallt. Allting finns till hands här och nu för den vård som ska erbjudas.

Syftet är att återföra fokus till individen och förenkla dokumentationen med ett intuitivt arbetsflöde (och gränssnitt) som på bästa sätt hjälper till under personalens dagliga arbete. Precis på detta sätt arbetar vårdcentralen Bertram Knudsens Have i Kolding, Danmark.

Vårdcentral med bästa praxis i Kolding

Vissa medarbetare vid Bertram Knudsens Have oroade sig inför introduktionen av vårdcentralens nya digitala lösning. Vad händer om man inte klarar av det? Hittar man all information man behöver på skärmen?

Vårdcentralens ledning tog oron på allvar och såg till att varje enskild medarbetare gavs tid för att sätta sig in i hur man arbetar med Sekoia. Var tredje vecka genomför man en informell utvärdering av det digitala verktyget. Medarbetarna har också tilldelats roller som användare och superanvändare för att skapa en understödjande struktur.

SSA och organisatör Gitte Thousgaard Rasmussen förklarar: – Sekoias superanvändare är indelade i flera grupper som fått tid avsatt för att lära sig att använda Sekoia på bästa sätt. Vid en digitalisering måste man först ägna tid åt att bli digitala. Sedan måste man också ägna tid åt att förbli digitala.

Ledningen och personalen på Bertram Knudsens Have tar sig regelbundet tid – trots en stressig vardag – att diskutera hur de kan bli ännu duktigare på att jobba digitalt. Och se till att man utnyttjar alla fördelar med digitaliseringen. Man fokuserar på att optimera användningen så att den trista dokumentationen faktiskt förvandlas till värdefull kommunikation för medarbetarna på Bertram Knudsens Have.

Läs mer om Bertram Knudsens Have i denna fallstudie

3 tips för att omvandla er dokumentation
till en värdefull tillgång

Under de senaste tio åren har fokus ökat på personcentrerad vård, vilket är bra men ställer höga krav på dokumentation, vårdplaner och rehabilitering. Som följd av detta, spenderar dagens vårdpersonal mindre tid åt de boende. Detta kan stressa vårdpersonalen, som inte hinner lägga sin tid där den behövs för att ge den vård och omsorg som den boende har behov av.

21.11.2017   |   LÄS MER
Aces in places:
5 egenskaper hos en superanvändare

När man gör det möjligt att ta hand om vård genom ny teknik, och gör den viktiga förändringen från pappersarbete till digitalt arbete, är det viktigt att komma ihåg hur förändringar kräver ledningsriktningar och stödstrukturer. En av dem är att fokusera på Superanvändare...

23.10.2017   |   LÄS MER
Ledning med nya
digitala förutsättningar

Som en del av en ledningsgrupp inom vård och omsorg står man inför många komplexa problem och frågor. Från användning av resurser och rekrytering till optimering. I grund och botten hur skapar vi den bästa omsorgen från de resurser vi står till förfogande? Det är en svår fråga med många olika svar. I den här artikeln tittar vi på hur dagens arbetsflöden kan stöttas av nya digitala förutsättningar.

23.10.2017   |   LÄS MER
Sekoia AB   /   Ranhammarsvägen 4a   /   168 67 Bromma   /   kontakt@sekoia.se   /   +46 8 410 370 00 Sekoia AB
Ranhammarsvägen 4a   /   168 67 Bromma
kontakt@sekoia.se   /   +46 8 410 370 00
Sekoia AB
Ranhammarsvägen 4a
168 67 Bromma
kontakt@sekoia.se
+46 8 410 370 00